工厂物料仓储账务管理流程、规范
一、料账管理流程
二、料账管理规范
为规范料账管理,保证料账的一致性,及时、准确反映工厂物料的情况,特制定本规范。
本规范适用于本厂物料出入库及日常盘点过程中的料账管理工作。
1.“零差异”的要求。即实现账实平衡、账账平衡、账单平衡。
2.“账连续”的要求。即物料出入库要有账、物料出入库账目对应、物料出入库账务连贯。
(1)仓管员在接收到物料入库单据后,需对单据进行核对,具体核对内容如下。
(2)仓管员收到物料后,需对“入库单”进行校对,核对物料的产品描述并盘点物料数量,确认无误后需要将物料放置于指定位置。
(3)仓管员必须严格按照规定对每一个“入库单”进行数量确认,确认登账入库数量和实际入库数量是否相符,不相符的需追查原因并解决,及时登记库存卡。
(1)仓管员接收到物料出库单据后,需对下图所示的内容进行核对。
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领料单上所列物料的规格、型号、质量是否与在库物料相符
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(2)仓管员对以上信息核对无误后可办理发料手续,并在领料人签字确定后,进行物料发放。
(3)物料发放完成后,仓管员需凭领料单及时登记入卡、入帐。
物料出、入库时,仓管员需对物料数量、质量等信息进行核对与盘点,确保物料实际出、入库物料数量、质量等信息与物料“入库单”、“发料单”及物料出入库账目的要求一致。
1.物料出入库时,仓管员需根据下图所示的记账要求进行记账。
◎ 仓管员应将出入库的相关单据的仓库联按照出入库顺序进行编号,作为记账索引号,并按月装订成册,以便日后查询
◎ 账面不准撕毁,如有改动,可以画红线盖章订正,账面记录严禁挖、补、刮、擦和用涂改液涂改
◎ 账面记录采用永续制,即每次发生增减变动,仓管员应及时计算结存数量
◎ 仓管员启用账簿时,应在账簿封面上写明工厂的名称、项目名称、年度
◎ 在记账人员岗位调动时,交接人员应在账簿上注明交接日期,并签名或盖章进行确认
◎ 物料在保管期间,由于存货毁损、变质、霉变原因等造成物料损失时,仓管员必须严肃、认真、及时填制毁损报告,并报上级审批
◎ 对因保管不善造成物料损失的人员,应追究保管人员的责任
◎ 物料损毁应由财务部指派专人到现场审核损毁数量,分清责任后出具物料毁损报告报上级审批,物料损毁报告审批后,仓管员才可作账务减少调整
(1)仓管员必须按物料的品种、规格等信息详细记录物料三级数量明细账,以明确物料的收入、发出、调拨、结存情况,同时需做好明细账保管工作。
(3)仓管员年终应将账本装订成册,且各类账本至少应保存三年。
1.盘点工作开始后,仓管员应根据实际状况,采用合适的方法对物料进行盘点。本厂常用的盘点方法由账至料盘点和由料至账盘点两类。
2.在盘点过中,仓管员应需对对物料的数量、质量等进行核对,检验其与账目上所载内容是否相符。
仓管员对料账进行核对后,发现料账不符的现象时应对料账不符的现象进行确认,一般仓管员可在以下两个方面着手进行。
1.仓管员应对料账不符的现象进行核实,判定料账不一致是否确实。
2.仓管员应对盘点的整个过程进行复查,判定是盘盈还是盘亏。
(2)物料在储存过程中原挂签损坏或遗失,导致物料名称及料号等资料无法鉴定,很可能与其他相接近物料混淆。
(1)物料保管不良,使得物料恶化、遗失或意外损坏等。
盘点方法有误主要包括仓管员对物料进行盘点时,存在重盘、漏盘和误盘等现象。
(1)对于料账差异程度未超过工厂相关标准的情况,仓管员需将情况报告仓储部经理,待仓储部经理批准后,核销差异。
(2)对于料帐差异程度超过厂相关标准的情况,仓管员需进行全面分析,并编制料账不符报告,注明原因,同时提出处理意见,报仓储部经理审批后,按审批意见进行处理。
2.仓管人员需根据料账不符分析与处理过程,制定预防措施,有效预防料账不符的现象发生。
(1)仓管员应加强物料出入库单据的核对,保证核对准确。
(2)仓管员每日应采用分批分堆盘点法对物料进行盘点,确保物料库存与账面的相符。
(3)实施料账管理责任制,料账不符的仓库给予仓管员惩罚,料账管理较好的仓库给予仓管员奖励。
第13条 本规定由仓储部制定,解释权归仓储部所有。
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