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    • 工厂物料仓储账务管理流程、规范

      01 料账管理流程

      02 料账管理规范

      一、料账管理流程

      工厂物料仓储账务管理流程、规范

      二、料账管理规范

      料账管理规范
      第1章 总则
      第1条 目的
      为规范料账管理,保证料账的一致性,及时、准确反映工厂物料的情况,特制定本规范。
      第2条 适用范围
      本规范适用于本厂物料出入库及日常盘点过程中的料账管理工作。
      第3条 管理职责
      1.仓储部负责物料出入库及日常盘点中的料账管理。
      2.各相关部门协助仓储部开展料账管理工作。
      第2章 料账管理要求与原则
      第4条 料账管理要求
      仓管员对料账进行管理时应遵守以下要求。
      1.“零差异”的要求。即实现账实平衡、账账平衡、账单平衡。
      2.“账连续”的要求。即物料出入库要有账、物料出入库账目对应、物料出入库账务连贯。
      第5条 料账管理原则
      仓管员对料账进行管理时应遵守以下原则。
      1.“物随单走”的原则。
      2.“账随单走”的原则。
      第3章 出入库料账管理
      第6条 出入库单据核对
      1.物料入库单据核对要求如下。
      (1)仓管员在接收到物料入库单据后,需对单据进行核对,具体核对内容如下。
      1.物料入库单据是否填写完整
      2.供应商名称是否填写全称
      3.物料的名称、规格型号、数量是否填写齐全
      4.“入库单”是否注明入库时间且字迹清晰
      (2)仓管员收到物料后,需对“入库单”进行校对,核对物料的产品描述并盘点物料数量,确认无误后需要将物料放置于指定位置。
      (3)仓管员必须严格按照规定对每一个“入库单”进行数量确认,确认登账入库数量和实际入库数量是否相符,不相符的需追查原因并解决,及时登记库存卡。
      2.物料出库单据核对要求如下。
      (1)仓管员接收到物料出库单据后,需对下图所示的内容进行核对。

      • 领料单是否按相关规定由有关领导审批并签字
      • 领料单上所列物料的规格、型号、质量是否与在库物料相符
      • 领料单是否字迹清晰明了

      (2)仓管员对以上信息核对无误后可办理发料手续,并在领料人签字确定后,进行物料发放。
      (3)物料发放完成后,仓管员需凭领料单及时登记入卡、入帐。
      第7条 出入库物料盘点
      物料出、入库时,仓管员需对物料数量、质量等信息进行核对与盘点,确保物料实际出、入库物料数量、质量等信息与物料“入库单”、“发料单”及物料出入库账目的要求一致。
      第8条 出入库账务处理
      1.物料出入库时,仓管员需根据下图所示的记账要求进行记账。
      收入、发出有凭证
      ◎ 仓管员应将出入库的相关单据的仓库联按照出入库顺序进行编号,作为记账索引号,并按月装订成册,以便日后查询
      账面规范
      ◎ 账面不准撕毁,如有改动,可以画红线盖章订正,账面记录严禁挖、补、刮、擦和用涂改液涂改
      账面记录永续制
      ◎ 账面记录采用永续制,即每次发生增减变动,仓管员应及时计算结存数量
      启用账簿规范
      ◎ 仓管员启用账簿时,应在账簿封面上写明工厂的名称、项目名称、年度
      ◎ 启用页内应载明账簿名称、启用时间
      ◎ 账簿页内需由记账人员签名并加盖工厂财务专用章
      ◎ 在记账人员岗位调动时,交接人员应在账簿上注明交接日期,并签名或盖章进行确认
      毁损处理规范
      ◎ 物料在保管期间,由于存货毁损、变质、霉变原因等造成物料损失时,仓管员必须严肃、认真、及时填制毁损报告,并报上级审批
      ◎ 对因保管不善造成物料损失的人员,应追究保管人员的责任
      ◎ 物料损毁应由财务部指派专人到现场审核损毁数量,分清责任后出具物料毁损报告报上级审批,物料损毁报告审批后,仓管员才可作账务减少调整
      2.账务管理。仓管员应按以下要求对账务进行管理。
      (1)仓管员必须按物料的品种、规格等信息详细记录物料三级数量明细账,以明确物料的收入、发出、调拨、结存情况,同时需做好明细账保管工作。
      (2)记账凭证必须完整、齐全。
      (3)仓管员年终应将账本装订成册,且各类账本至少应保存三年。
      第4章 物料盘点料账管理
      第9条 物料盘点料账核对
      1.盘点工作开始后,仓管员应根据实际状况,采用合适的方法对物料进行盘点。本厂常用的盘点方法由账至料盘点和由料至账盘点两类。
      2.在盘点过中,仓管员应需对对物料的数量、质量等进行核对,检验其与账目上所载内容是否相符。
      第10条 料账不符的确定
      仓管员对料账进行核对后,发现料账不符的现象时应对料账不符的现象进行确认,一般仓管员可在以下两个方面着手进行。
      1.仓管员应对料账不符的现象进行核实,判定料账不一致是否确实。
      2.仓管员应对盘点的整个过程进行复查,判定是盘盈还是盘亏。
      第11条 料账不符的原因确定
      料账不符的原因包括以下四点。
      1.账目错误。
      (1)登记账上错误。
      (2)数量计算错误。
      (3)漏账登记,造成或亏或盈。
      (4)对于大小物料的数量统计,在登记时发生笔误。
      2.储存作业错误。
      (1)仓管员接收或拨发物料时点交错误。
      (2)物料在储存过程中原挂签损坏或遗失,导致物料名称及料号等资料无法鉴定,很可能与其他相接近物料混淆。
      (3)物料编号错误。
      3.物料本身发生变化。
      (1)物料保管不良,使得物料恶化、遗失或意外损坏等。
      (2)物料接收时,仓管人员对物料的规范鉴别错误。
      4.盘点方法有误。
      盘点方法有误主要包括仓管员对物料进行盘点时,存在重盘、漏盘和误盘等现象。
      第12条 料账不符的处理
      1.料账不符的修正改善措施如下所示。
      (1)对于料账差异程度未超过工厂相关标准的情况,仓管员需将情况报告仓储部经理,待仓储部经理批准后,核销差异。
      (2)对于料帐差异程度超过厂相关标准的情况,仓管员需进行全面分析,并编制料账不符报告,注明原因,同时提出处理意见,报仓储部经理审批后,按审批意见进行处理。
      2.仓管人员需根据料账不符分析与处理过程,制定预防措施,有效预防料账不符的现象发生。
      (1)仓管员应加强物料出入库单据的核对,保证核对准确。
      (2)仓管员每日应采用分批分堆盘点法对物料进行盘点,确保物料库存与账面的相符。
      (3)实施料账管理责任制,料账不符的仓库给予仓管员惩罚,料账管理较好的仓库给予仓管员奖励。
      第5章 附则
      第13条 本规定由仓储部制定,解释权归仓储部所有。
      第14条本规定自年月日起实施。

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