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    • 会议主持应该怎么准备?

      会议主持是职场中的加分技能,可以快速地反映出一个人的协调、组织和执行能力。

      如何组织一场高效率的会议,让会议管理成为你职场中实现弯道超车的出众技能,这些操作需要好好掌握。

      会议主持应该怎么准备?图片引自网络

      >> 一场高效率的会议,不打无准备之仗

      现实中很多会议都来组织者自拍脑袋临时起意,有个什么难题想不出,就贸贸然召集大家一起商讨。这种把会议当成解决问题的万能膏药的观念,很容易出现组织者自己兴致昂扬,底下人神游四方的情况。

      要让一场会议有效,首先,会议组织者需要衡量下是否有召开会议的必要。虽然会议中所有讨论的目的都为了解决问题,但并不是所有的问题都适合用会议的形式商讨解决,像企业经营方向或战略这种,就不适合由很多人一起讨论决定。

      会议主持应该怎么准备?

      会议主持应该怎么准备?

      会议主持应该怎么准备?

      会议主持应该怎么准备?

      1、 精选参会人员

      解决小问题,开大会;
      解决大问题,开小会;

      会议只邀请必要的人,尤其头脑风暴型的会议,人数要限定在10人以内,越是人多沟通效率越难把控。

      2、 明确会议主题和议程

      像会议主题、会议议程、参会人员、会议时间、会议地点、参会资料等,都需要组织者在会前就确定好,并保证通知到位。主题不明确,准备不充分,都会直接造成沟通内容发散和会议无产出成果。

      高效率会议经验:

      使用思维导图在会前制作一张会议管理的导图,列出会议议程清单,让会议情况一目了然。

      会议主持应该怎么准备?

      3、参会者对会议有准备和思考

      参会者在收到会议通知之后,需要对会议议程中涉及的待商讨问题,进行准备和思考。

      高效率会议经验:

      ①  明确会议目标,进行问题分解

      使用思维导图对会议目标进行问题分解,例如会议是想讨论具体某款产品的问题,那我们可以分解成产品技术方面的问题、原料方面的问题、生产过程中的问题等,逐条进行分析,并思考解决方案。

      思维导图发散性的问题分析模式和内在逻辑联系,有助于破除思想束缚,系统而全面地分析问题。

      会议主持应该怎么准备?

      ②  针对性的收集和归纳资料

      在对某个问题不清晰,或者需要查找案例来支撑自己的想法,都可以用思维导图来进行总结归纳,并用MindMaster幻灯片预览的功能,进行将思维导图以PPT演示的形式展示出来。

      会议主持应该怎么准备?

      >> 一切的一切都围绕解决问题展开

      1、会中聚焦主题各司其职

      • 主持者:掌控和引导会议的开展,聚焦会议主题,适时总结归纳

      • 决策者:做出会议决定,指派任务,明确责任分工

      • 记录者:记录会议要点和决议,具体到责任人、时间、结果,整理和分发会议纪要

      • 参与者:参与会议议程,发表会议见解,提供解决思路

      会议主持应该怎么准备?会议主持应该怎么准备?

      高效率会议经验:

      一份完美的会议纪要,是会议核心中的核心。使用思维导图进行会议纪要,不仅易于摘录重要细节、方案想法,而且对人员分配、任务优先级、时间进度等都有直观地展示。同时,通过思维导图归纳会议想法,有助于分析比对,产出可执行的初步计划。

      会议主持应该怎么准备?

      2、会后结果跟踪

      会议结束后,相关人员要按照会议纪要追踪后续执行事宜。如果缺乏对会议结果的跟踪,任务执行情况缺乏监督,容易导致会议决议最终无落实的状况。

      高效率会议经验:

      对于一件具体的事情而言,会议的结束只是意味着事情的开始。可以按照会议纪要,用思维导图制作项目管理,自动生成甘特图,把控执行进展和时间进度。

      使用MindMaster导出的项目甘特图↓↓↓

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